Takeplace Blog

Author / Autorka: Cristina Muntean 

Czech version below. / Česká verze níže.

Untouched potential of events on the Czech market

Majority of czech companies in 2012 have one clear mission: to retain existing clients and seek to increase their revenues. Price of obtaining new clients this year is much higher than price of quality maintenance customers. Than how "to open" the client to pay more for the same or other services in the period of crisis? One of the answers could be quality event management for your customers.  

What plays a crucial role in organizing events?

• Clear goal: Do you know exactly what is expected from the event? Do you want to obtain a specific business or just visibility in your target group?
• Story: Today almost all companies organize events and fight for time and attention of potential customers. Therefore, your event must be clearly distinguished and there should be present clear "story" and a reason of why to attend.
• Communication: Do not bet on cases when people see your invitation ones, and that convice them to join and attend the event. To put your event and its story into their awareness, people need to get regular information that will motivate them to remember the event. Here the key role quality event management system such as TakePlace that facilitates distribution of information and manages participants registration. However, do not exagerate  - no one wants to receive emails few times a week, or months prior the event. 
• Media communication: Journalists will not have the same interests as a potential participant. Accordingly, when communicating event to journalists, remember that you need bring some news, or at least point out some new trends, etc. Journalists live on bringing news and writing reports, therefore your communications with them must include something new. 
• Information availability: Do you have sufficient information about your event on your website? Is this information aimed on interests of the participants or rather one-sided presentation of your interests?
• Time-saving for your participants: If the potential participant wants to register  and the registration and payment process are too much  complicated and it takes a lot of time, you can expect he will  give it up after a few attempts.
• Involvement of partners: If everyone, starting from catering,  place suppliers to the hostess feel committed because that will bring them something, guests will feel it and will be returning for the next event.

Many other details play a major role in quality event management that will bring you what you want: more satisfied customers. On the other hand, everything begins and ends with common sense - if you offer something interesting to both parties, and know how to present it, then you meet their promises repeatedly, quality and on time, few people would have something to complain about. In today's virtual reality, events connect people in real and most of the business still come from real customers. Therefore, the  client care pays off- and in events is always a huge untouched potential.

Nedotčený potenciál eventů na českém trhu

Většina českých firem má v roce 2012 jeden jasný úkol: udržovat si stávající klientelu a snažit se zvyšovat jejich výnosy. Cena získání nových klientů je v tomto roce mnohém vyšší než cena kvalitní péče zákazníků. Ale jak „otevřít“ klienta, aby platil více za stejné nebo další služby krize ne-krize? Jedná z odpovědí, která se nabízí, je organizace kvalitních eventů pro zákazníky. 

Co hraje zásadní roli během organizace eventu?

• Jasný cíl: víte přesně, co od toho eventu očekáváte? Chcete získat konkrétní zakázky nebo jenom viditelnost ve Vaši cílové skupině?  
• Příběh: dnes skoro všechny organizace uspořádají eventy a bojují o stejném času a pozornosti stejných potencionálních zákazníků. Proto Váš event se musí jasně odlišovat a představit jasný „příběh“ a smysl, proč se tomu zúčastnit.
• Komunikace: nesázejte na to, že lidé vidí jednu pozvánku a hned se přidávají, protože je už přesvědčila. Aby se jim Váš event a příběh dostaly do podvědomí, lidé potřebují dostat pravidelnou informaci, která je bude motivovat si na event pamatovat. Tady hraje klíčovou roli kvalitní systém na řízení eventů jako TakePlace, který usnadňuje rozesílání informaci a vůbec řízení účastníků. Pozor ale, nepřehánějte – nikdo si neváží dostat pár připomínek týdně, a to ještě po době měsíců před nějakým eventem.  
• Mediální komunikace: novinář nebude mít stejné zájmy jako potencionální účastník. Proto, když komunikujete event novinářům, berte v potaz, že potřebujete nějaké zprávy, nebo minimálně poukázat na nějaké nové trendy apod., abyste zaujali. Novináři žijí z toho, že vydávají zprávy, proto i Vaše komunikace s nimi musí zahrnovat něco nového.    
• Dostupnost informace: máte na webu dostatek informací o eventu pro zájemce? Je táta informace zaměřená na zájmy účastníků, nebo spíš jednostranná prezentace Vašich zájmů? 
• Šetření času účastníků: pokud se potencionální účastník chce přihlásit a je to komplikovaný přihlašovací a platební proces, který mu zabere spoustu času, můžete očekávat, že bude se tomu vzdát po pár pokusů.  
• Angažovanost partnerů: pokud všichni, od catering přes dodavatele prostoru až po hostesky se cítí angažovaní, protože jste na něj mysleli a budou z toho také něco mít, i hosté tu budou cítit a budou se vracet na příští event. 

Mnoho dalších detailů hraje zásadní role v organizaci kvalitního eventu, který Vám přináší to, co si přejete: více spokojených zákazníků. Na druhou stranu, vše začíná a končí selským rozumem. Pokud nabízíte něco, co je v zájmu obou stran, umíte to tak prezentovat, a pak splníte své sliby opakovaně, kvalitně a včas, málokdo by se měl na co stěžovat. V dnešní virtuální realitě eventy spojují reálný lidi a většina businessu přichází pořád od reálných zákazníků. Proto péče o klienta se vyplatí – a eventy mají pořád obrovský nedotčený potenciál.